为加强我院档案工作的管理,确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，长期有效地为学院和国家积累档案史料,更好地为学院各项工作服务,根据国家公文有关标准,将各类归档文件材料载体使用及书写要求规定如下:

一、文件材料的书写要求

(一)各类归档文件材料载体应符合国家规范要求,归档纸质材料的质量应达到色泽洁白，质地紧密,纸面平滑,柔韧性强、书写流畅的标准。

(二)公文用纸幅面尺寸、规格要统规范，党政机关的公文用纸采用国际标准A4型(210mm x 297mm)，各大类归档文件材料用纸参照党政机关公文用纸的规格;图纸的纸质材料和规格,按行业规范执行。

(三)声像类归档的载体材料较为复杂,录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、胶片等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真无粘连、无磁化现象,并配有与声像材料相对应的文字说明材料。照片归档时,底片必须随之归档。

(四)学籍档案上的学生照片,须使用黑白布纹照片。

二、文件材料载体使用要求

(一)各类档案文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。

(二)学院各级领导各部门不论是草拟缮印公文，或是填写报表、签字批注，必须使用墨汁、碳素水、黑色誊写油墨、蓝黑墨水。不得使用易退色的铅笔、普通圆珠笔纯蓝墨水、红墨水、复写纸等，特殊情况下，以这种书写方式产生的文件材料要进行复制。

(三)各类归档文件材料需要使用计算机打印时,必须用激光打印,禁止使用色带喷墨打印。不得已形成的色带打印、喷墨打印的文件材料，归档时必须附有复印件,复印件要使用热定影复印机复印。

(四)需要归档的传真电报和其他传真件,归档时必须附有复印件。

(五)重要归档文件材料的公章用印要使用印泥或原子印油，不得使用印油(印台油)。

(六)归档的文件材料，在起草、修改签批时,要留足空白位置，左边距不少于25mm,其他边距不少于15mm。

三、监督检查

学院各归档文件整理单位的档案管理人员应加强文件材料的拟写、缮印、签批及立卷归档工作的监督检查，对不符合要求的文件材料应退回改正后再归档。